制造业的“野生”数字化：一个1000万日元项目落地的真实记录

01

果断行动：我们曾以为换了系统就能轻松高效

办公自动化的实际

办公自动化即使不先考虑昂贵的AI或RPA产品，利用现有的资源也能减少重复劳动，提高工作效率。

我那时在一家机械零件工厂工作，负责安排每天的生产日程。公司每天会接到100件以上的新订单。这些订单经过生产管理部门汇总并转变为计划，再按照计划采购材料、编排日程，并与客户磋商出货日期。2021年以前，公司使用一个旧系统，它是用Access的Form功能开发出来的。由于其功能几乎只有列表，为了安排生产次序，每天早晨至少有3个人必须在5点前上班，以便在7点前手工编排好优先顺序。在7点白班开工前，还要把写满各种信息的表格分发到各个班组长手里，然后他们才开始一天的工作。到了下午1点，还要和各位班组长开个碰头会，把密密麻麻写满各种笔记的资料拿出来过一遍，针对当天难以完成的项目重新做计划，以此保证每个订单按时交付。

多年以来，公司都遵循这一套执行方式运行。虽然大多数情况下能满足生产计划的要求，但是有两个问题不可忽视：第一，生产管理部门的负担太重，早晨5点必须凑齐3个人；第二，生产管理负责人必须有丰富的产品经验，否则无法理解每个工序的问题，更不懂班组长的诉求。新冠期间，由于人员缩减和工作时间缩短，上述矛盾日益突出。为了减轻负担、提高精度并把管理经验沉淀在系统里，公司从2020年下半年开始思考导入新系统。经过半年以上的努力，终于在2021年2月底，新系统正式投入运行。这个项目历时约一年，投入超过1,000万日元，也消耗了管理部门和经营层大量的精力。

02

理想与现实的鸿沟：昂贵的新系统为何无法在现场落地

首先，市场上各种各样的类似ERP系统已经很多，表面上经过一定程度的定制（Customize），就可以直接使用。但是开发这类软件的公司看起来都不太理解机械加工现场，功能远远不够细致，根本没有办法直接用。

比如通常的五金加工厂：

1. 原料包括：铁、不锈钢、铝、铜、其他（钛合金、木材等）
2. 加工工序：CAD、激光切割、去毛刺、折弯、孔加工、螺纹加工、焊接、表面涂装、清洗、检查

之所以说当时的ERP不能直接使用，举个例子，系统对材料和工序的设置有很多种，甚至远超出一般工厂的需求；但在实际需求中，有些工序是需要重复执行或循环数次的，这个系统反而无法设置，或者需要花很多钱去做二次开发（Customize）。于是公司选择定制自己的系统。

运行之后，新系统可以记录各工序的细节，数据库也更稳定。日程也可以按照事前设定的算法由系统自动编排，这样一来，早晨的工作量确实减少了。

可是几个星期下来，几个突出问题仍然困扰着我们：

1. 系统调整次序不够灵活。
2. 班组长没有办法在系统上添加注解和其他重要信息。
3. 如果某个工序出了问题需要返工，修改数据的手续繁琐，耗时较长。
4. 管理层最关心的：现场终端要能实时看到整体进展。为此工厂专门买了两台大显示屏，可是大屏幕上该显示什么内容却一直没有确定。

这其中最严重的问题是班组长失去了熟悉的纸质管理表。电脑终端虽然看得到单个工序，却无法让班组长迅速掌握整体进度。不久，感到困惑进而愤怒的班组长直接把电话打到管理部，抱怨不停。结果，双方的工作量反而上升了——我们虽然早晨节省了1个小时，白天却要花更长时间来弥补软件的不足。于是管理层考虑修改打印格式，可是软件开发商那边却回答说，这需要数月时间和百万日元以上的费用。

我很纳闷，直接修改HTML文件的版式设定怎么会花费那么多时间和费用？得到的回答很残酷：为了降低成本，写代码的工作都外包给了东南亚的公司，在日本本土这个行业的存在已经很少了。而东南亚的公司为了进一步降低成本，大都是买来各种标准模块经过修改拼接做出系统的。变更印刷版式看似是一项简单工作，却牵一发而动全身，没有人有能力在短时间内做得出、做得好。

近年来出现的很多杂牌小家电也是用同样的拼凑做法做出来的，外表光鲜，内部其实很糟糕。10年前的制造业里，为了解决产品的一个小小问题，技术人员周末自发来到实验室、绞尽脑汁、不达目的绝不休止，一定要把产品做到完美的“开发故事”，如今早已成为历史。

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惊艳的RPA演示：这会是拯救效率的解药吗？

恰好这时，我参加了RPA（机器人流程自动化）公司的一个演示和讲解会。那家RPA公司成立于2010年以后，是一家一方面开发RPA产品，一方面通过使用RPA技术不断改善公司内部作业效率而得到迅速发展的新兴企业。演示会上，他们轻易地把雅虎财经（Yahoo! Finance）的股价复制到Excel里，在短时间内处理了4,000条数据。让软件记录并重复网页、邮件和Excel的操作，这段演示对我非常有吸引力。

然而，正式导入需要数百万日元、数月时间以及多人的参与，设定定时自动运行还要另外加钱。对资源受限的小加工厂而言，即使知道这东西有效果，也很难马上做决定。

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预算不足的倒逼：重回“5点上班”的手工搬运时代

既然商业RPA的预算不能干等批下来，我便先上网找了几个免费的RPA，结果发现这类免费产品其实非常笨拙。那是2021年，哪怕到了2026年的AI时代，网上仍然可以看到很多RPA广告，真让人好奇现在的RPA是不是变得聪明灵通了。

在免费RPA无法适应复杂系统的情况下，摆在我面前的只有一条路——纯手工过渡。我先手动打开系统、复制数据、粘贴到Excel、整理版式并打印。花了一个小时，我做出了第一版纸质表格。在加工现场，班组长们有了这份表格，重新能够掌握全局了。随着他们逐渐习惯操作电脑终端，现场的工作状态开始改善。

可是，这却给我每天增加了1小时以上的工作量：工厂约有10个工序，每个工序有十多页数据，我每天早晨要复制粘贴100次以上，还容易出现重复或贴错的情况。当时生产管理部门只剩我一个人，因为这繁重的手工搬运，我又回到了早晨5点上班的痛苦时代。

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突破瓶颈：用Excel VBA和网络爬虫技术打破僵局

既然免费的RPA不能用，纯手工又到了效率和身体的极限，那么“如何把打开的系统上显示的数据自动复制粘贴出来”，就成了解决问题的核心关键。

这时候我才注意到一种在那段时期见过很多次、但始终没引起注意的技术——网络爬虫（Web Scraping）。于是在一个星期六，我上网查了一下午，决定用Excel VBA自己制作自动化工具。我一边查资料一边编写了几十行的小程序，一直做到晚上，程序终于可以成功执行打开网页、登录、取得第一个工序第一页的数据并自动贴入Excel的操作。我终于看见了希望。

第二天，程序已经可以读取总页数，并通过循环语句在约一分钟内下载完一个工序的全部页面，随后再循环处理所有工序。经过一个星期的改进，每天100多次的复制粘贴工作彻底被机器取代。过去需要人工处理两小时以上的工作，被缩短到了约10分钟。我终于从繁重的重复劳动中解脱了出来。

06

从“恢复功能”到“降维打击”：让纸质表超越新系统

印刷资料回到生产现场几个星期后，我和班组长一起调整了打印版式、重要订单的顺序和配色。这份纸质表不仅恢复了原来的功能，更进一步成为了补足新系统弱点、更易于现场使用的生产工具。

它增加了以下新功能：

1. 可以用图表实时、直观地表示整体进度。
2. 可以简单地变更优先次序的计算规则（算法）。
3. 可以非常简单地添加注解。
4. 如果现场出现不良品或需要返工，这部分工作可以比较容易地反馈回系统。

虽然部门仍然只有我一个人，但我不再需要5点上班了，改为6点半。后来，我又利用Windows的任务计划程序（Task Scheduler），让系统在早晨7点自动执行打印任务。只要前一天别忘记给打印机补好纸，早会前我到公司时，打印机正好开始嗒嗒地工作。

这段经历让我明白，导入昂贵的系统，与现场工作真正变得轻松，并不是同一回事。新系统带来了稳定的数据库，却缺少把其中的数据转化成现场可用形式的小型机制。

RPA公司的说明让我理解了自动化的思路。然而，真正解决眼前问题的，是观察现场、确定所需的输出，再把手工作业一步一步改写成代码。费用几乎为零，却把每天早晨两小时以上的工作缩短到约10分钟，也结束了早晨5点上班的生活。

从这个项目中，我学到了：

1. 有了想法最好马上实施，先做出一个粗线条的原型（Prototype），然后慢慢迭代修改。
2. 对某一点的好奇心，往往就是下一个改进的着手点。
3. 先从投资小的计划开始实施。这样能让项目按照“从简到繁”的路径发展，一边享受创新带来的收益，一边不断扩大成果。

办公自动化并不只意味着大规模的导入计划。它也可以从一个简单的问题开始：今天反复做的工作，明天能不能交给机器？

07

尾声与反思：小企业技术革新面临的隐形天花板

经过各种努力，我们终于顺利地将新系统导入到了生产流程中。经过半年的磨合，所有参与者都看到这个系统确确实实在发挥着不可替代的作用。从这一点来评价，系统导入工作可以打80分以上。

但是，最关键的事情发生在这之后。

随着系统运行进入正轨，大多数参与者都认可了制造现场需要纸质计划书的事实，不再盲信网络上流行的“无纸化（Paperless）”概念。于是，工厂收起了那两台超大显示屏。为了改善目前Excel运行不稳定的问题，公司决定在系统里增加一个新功能：可以给每个工序自动生成一个Excel文件，在需要的时候可以随时生成、下载和打印。

决定采用这个做法的最重要理由，是因为软件公司答应“免费”增加这个功能。然而，被几年疫情折磨到捉襟见肘的小企业，最终在这个数字化转型（DX）计划的尾声，留下了一个败笔。

小型企业在导入技术革新的路上，普遍面临着资金、人力、知识储备以及对新技术及其带来的变革理解不足的限制。再加上坚持固有观念、盲目跟风流行概念的惯性思维，能够真正获得完全成功的例子，实际上并不多。