现场笔记 03 · 办公自动化

办公自动化的实际

即使无力导入昂贵的RPA，也能从眼前的重复劳动开始改变工作。

记录：2021年的实践

我们曾以为，换了新系统工作就会轻松

工厂每天接到100件以上的新订单。生产管理部门要汇总订单、采购材料、安排生产顺序并计算出货日期。旧系统几乎只能列出订单，因此三个人每天早晨5点前上班，在7点前用手工作业准备会议资料。

为了减轻负担、提高精度并积累管理知识，公司从2020年开始导入新系统。经过半年以上的调整，2021年2月底正式运行。项目历时约一年，投入超过1,000万日元，也消耗了管理部门和经营层大量精力。

新系统可以记录各工序的细节，数据库也更稳定。但现场终端不便放大画面、跳转细节或留下备注；材料管理只有框架，大屏幕上该显示什么才能掌握全局也没有确定。

最严重的问题是线长失去了熟悉的纸质管理表。看得到单个工序，却无法迅速掌握整体。咨询增加，双方的工作量反而上升。追加打印版式需要数月时间和100万日元以上费用。

这时我参加了RPA公司的说明会。演示把Yahoo! Finance的股价复制到Excel，短时间处理4,000条数据。让软件记录并重复网页、邮件和Excel操作，这个想法非常有吸引力。

但正式导入需要数百万日元、数月时间和多人参与。连清晨定时自动运行也会提高价格。对小公司而言，即使知道有效果，也很难马上采用。

不能等预算下来。我先手动打开系统、复制数据、粘贴到Excel、整理版式并打印。纸质表格恢复后，线长重新能够掌握全局，也逐渐习惯了终端。

可是后台负担仍在：约10个工序，每个工序十多页，每天早晨要复制粘贴100次以上，还容易重复或贴错。当时生产管理部门只剩我一个人，5点上班并没有改变。

免费的RPA无法满足实际工作，于是我决定用Excel VBA自己制作。边查资料边让程序打开网页、登录、取得第一个工序第一页的数据并贴入Excel。最初的流程只用了两三个小时就实现了。

第二天，程序可以读取总页数，用循环在约一分钟内下载一个工序的全部页面。随后再循环全部工序。大约一周后，每天100多次的复制工作被机器取代，人工两小时以上的处理缩短到约10分钟。

之后几周，我与线长一起调整打印布局、重要订单的顺序和颜色。纸质表不只是恢复原样，而是成为补足新系统弱点、更易使用的现场工具。

部门仍然只有一个人，但我不再需要5点上班，改为6点半。后来又用计划任务在早晨7点自动打印；只要前一天补好纸，到公司时打印机正好开始工作。

这段经历让我明白，导入昂贵的系统，与现场工作真正变得轻松，并不是同一回事。新系统带来了稳定的数据库，却缺少把其中的数据转化成现场可用形式的小型机制。

RPA公司的说明让我理解了自动化的思路。然而，真正解决眼前问题的，是观察现场、确定所需的输出，再把手工作业一步一步改写成代码。费用几乎为零，却把每天早晨两小时以上的工作缩短到约10分钟，也结束了早晨5点上班的生活。

不过，这并不意味着新系统的所有问题都得到了解决。难用的画面布局、尚未开发的备注功能，以及从各工序列表中仍然无法掌握整体进度等问题依旧存在。原本还需要开发新的画面和功能，但受预算和人员限制，组织已无法再向前迈进一步。最终采用的折中方案，是在各工序画面旁增加下载按钮，将列表输出到Excel。

小公司在导入新技术时，受到的不只是资金和人员限制。对技术及其效果缺乏理解，以及组织难以放下原有做法的意识，也会成为阻力。这些限制会让一个“想知道”的冲动，很难真正转化为行动和结果。办公自动化并不只意味着大规模的导入计划。它也可以从一个简单的问题开始：今天反复做的工作，明天能不能交给机器？